A NAV által feltárt ellenőrzési megállapítások szerint az egyéni vállalkozók körében gyakori probléma a jogszabályi követelményeknek és a valóságnak nem megfelelő, főként hiányos útnyilvántartás vezetése.

Az elsőfokú bíróság és a Kúria számos eseti döntésében kifejtette, hogy az Szja. tv. rendelkezései kógens (kötelezően alkalmazandó) és tételes felsorolást rögzítenek arra nézve, hogy a gépjármű költségelszámolásához milyen okirattal kell rendelkezni és annak milyen adatokat kell tartalmaznia.

Abban az esetben, ha a törvényben felsorolt tartalmi kellékek közül akár csak egy is hiányzik, az útnyilvántartásra jogszerűen nem lehet költségelszámolást alapozni.

A törvény értelmében függetlenül attól, hogy a vállalkozás melyik költség-elszámolási módot alkalmazza, az útnyilvántartást/menetlevelet járművenként kell vezetni, és abban fel kell tüntetni az üzemi célú futás kezdő és záró kilométeróra-állását.

Az útnyilvántartásnak tartalmaznia kell továbbá

• a gépjármű típusát,

• forgalmi rendszámát,

• a fogyasztási normát,

• a kilométeróra állását az év első és utolsó napján (amennyiben a költségelszámoláshoz szükséges, akkor ezt az adatot havonta kell bejegyezni),

• az utazás időpontját (a valóságnak megfelelően),

• az utazás célját (honnan hova történt az utazás),

• a felkeresett üzleti partner(ek) megnevezését,

• a közforgalmú útvonalon megtett kilométerek számát.

Mindezeken túl tartalmazhatja az előzőekkel kapcsolatos üzemanyag-vásárlás időpontját és költségeit is.

Az adózók sok esetben a hiányos, illetve valótlan adattartalmú útnyilvántartásaikat utólag (tanúkkal, kimutatásokkal, jelenléti ívekkel, szerződésekkel) kívánják bizonyítani, erre azonban nincs lehetőség. A Kúria kimondta, hogy ahol jogszabály meghatározott tartalmú nyilvántartás vezetését írja elő gépjárművenként a költségelszámolás alapdokumentumaként, ott nem lehetséges a nyilvántartás hitelességét utólag, más bizonyítékokkal alátámasztani, a szabályszerű nyilvántartás egyéb módon nem pótolható.

A jogszabályi követelményeknek nem megfelelő útnyilvántartás esetében becslési eljárás sem alkalmazható a gépjármű-üzemeléssel összefüggő költségek megállapítására, hiszen azzal az adóhatóság az adózók törvény által kötelezően előírt igazolási kötelezettségét venné át.

A jogszabályi követelményeknek nem megfelelő útnyilvántartása esetén az adott költség nem vehető figyelembe, azaz úgy kell tekinteni, mintha az adózó nem vezetett volna útnyilvántartást.

Ugyan a törvény az útnyilvántartás helyett –kisegítő szabályként– bizonyos esetekben (mezőgazdasági őstermelőnél, egyéni vállalkozónál) lehetővé teszi havi 500 km útátalány elszámolását, azonban a tapasztalat az, hogy ez a keret általában nagymértékű eltérést jelent a tényleges költségekhez képest. A jogszabálynak megfelelő, teljes körű útnyilvántartás vezetése fontos a vállalkozásoknak.